Un appel d’offres fait référence à un appel à prestation en BtoB qui permet à un acheteur, qu’il soit public ou privé, de lancer une consultation simultanée de plusieurs prestataires. L’accès à ce type de marché constitue un vrai facteur de développement pour les entreprises, surtout pour les TPE et les PME. Or, la réponse à un appel d’offres est un exercice qui nécessite de l’expertise et de l’expérience. La moindre erreur est susceptible d’entraîner le rejet de votre candidature.
Gagner du temps en optimisant les démarches
Rédiger une réponse à un appel d’offres est une activité très chronophage. Pour avoir un maximum de chance d’obtenir un marché, il est impératif de bien vous préparer. Cela vous fait gagner du temps et donne la possibilité de répondre simultanément à plusieurs appels d’offres. Ce qui implique d’être réaliste et de les sélectionner. Pour cause, il vous est impossible de remporter tous les appels d’offres auxquels vous participez. L’objectif est de vous concentrer sur ceux où vos chances sont élevées.
La sélection est indispensable à plus d’un titre. D’une part, cela aide à identifier les points communs aux appels d’offres remportés. Ce qui vous permet d’anticiper certaines réponses. D’autre part, vous économisez du temps dans la préparation des documents obligatoires et nécessaires. Vous pouvez même constituer à l’avance un dossier numérique avec les points essentiels pour une soumission en bonne et due forme. Le cas échéant, vous préparez des réponses préconstruites à diverses questions.
Se démarquer en soumettant une réponse personnalisée
Lorsque vous disposez de beaucoup de temps pour répondre à un appel d’offres, il vous est possible de peaufiner votre réponse et de la personnaliser. Ce qui représente un véritable atout. En effet, les décideurs sont toujours plus sensibles quand une proposition leur permet de se projeter dedans avec facilité. Comme lors d’un rendez-vous commercial avec deux prospects différents, vous ne tenez pas un discours identique. La personnalisation de votre approche aide à séduire vos interlocuteurs.
Pour personnaliser votre réponse à un appel d’offres, plusieurs options s’offrent à vous. La première est de vous appuyer directement sur toutes les demandes formulées dans le dossier d’appel d’offres. Les propositions techniques et financières doivent être en adéquation avec les enjeux des décideurs. La personnalisation requiert en plus un ajustement du ton et de l’univers sémantique utilisé. Enfin, il est conseillé d’adapter vos références aux décideurs pour être plus pertinentes et plus convaincantes.
Augmenter les chances de gagner en sous-traitant les réponses
Remporter plusieurs appels d’offres est un tremplin pour votre entreprise. Vous pouvez augmenter votre chiffre d’affaires et votre part de marché. Pour optimiser vos chances de gagner, sous-traiter votre réponse à appel d’offres en vous appuyant sur les compétences d’experts externes est une solution possible. En d’autres termes, vous faites appel à l’expertise d’une agence spécialisée dans le domaine au lieu de répondre par vous-même. Ce qui vous permet de multiplier les opportunités sans y affecter trop de temps.
La sous-traitance apporte beaucoup d’avantages. Si les entreprises d’envergure ont par exemple du personnel dédié à la réponse des appels d’offres, cela s’avère difficile pour les TPE et les PME. Opter pour la sous-traitance offre l’opportunité de vous consacrer à votre cœur de métier. En plus de vous appuyer sur le savoir-faire d’un professionnel, vous pouvez négocier le mode de rémunération. Dans la majorité des cas, celle-ci est composée d’un fixe et d’une variable suivant le résultat.